Un agent IA achat prend en charge la partie administrative des achats d'entreprise : demandes internes, consultations, relances et contrôles. L'acheteur garde le choix du fournisseur, la négociation et la signature.
En bref. Un agent IA achat, dans une entreprise, est un programme qui automatise une étape du processus achats : qualifier une demande interne, consulter des fournisseurs et comparer leurs devis, relancer les confirmations de commande, rapprocher commande, réception et facture. JoinTheLab construit ces agents pour les PME et les ETI, branchés sur l'ERP, la messagerie et les tableurs des acheteurs. Il ne s'agit pas d'un robot d'achat en ligne pour particuliers. La mise en place est chiffrée après un atelier de cadrage, puis un abonnement mensuel couvre la maintenance, le suivi et la consommation d'IA.
Un acheteur de PME passe une grande partie de sa semaine sur des gestes simples mais nombreux : comprendre une demande mal formulée, envoyer une consultation, comparer des devis présentés chacun à sa façon, relancer un fournisseur qui n'a pas confirmé, retrouver pourquoi une facture ne colle pas à la commande. Le temps qui reste pour négocier et sécuriser les approvisionnements se réduit d'autant.
Chaque agent reste en amont de la décision. Il prépare un dossier propre et le soumet à l'acheteur ou au valideur prévu par votre circuit d'approbation.
Beaucoup de services achats de PME travaillent encore avec Excel et la messagerie, faute d'un outil adapté à leur taille. Nous construisons des outils sur mesure pour acheteurs : portail de demandes d'achat, référentiel fournisseurs, tableau de suivi des commandes, base de prix historiques, reliés à votre ERP ou à votre comptabilité. Ce logiciel se chiffre sur devis après un atelier de cadrage, en partant de vos fichiers actuels, qui deviennent souvent le premier modèle de données.
L'agent n'envoie aucune commande et ne signe aucun engagement : il prépare, l'acheteur valide selon vos délégations. Il respecte votre politique achats (seuils, nombre de devis, fournisseurs référencés) et garde une trace de chaque échange.
Deux obligations réglementaires facilitent son travail. Pour toute prestation d'au moins 5 000 € HT confiée à un sous-traitant, le donneur d'ordre doit obtenir une attestation de vigilance à la signature puis tous les six mois : l'agent tient ce calendrier et vérifie les dates. Et depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises reçoivent des factures électroniques structurées, plus simples à rapprocher automatiquement des commandes. Les équipes qui utilisent l'agent sont formées à ses limites, comme l'article 4 de l'AI Act le demande.
Selon leurs API et licences : ERP et gestion commerciale du marché (Sage, Cegid, Odoo, Microsoft Dynamics), messagerie Outlook ou Gmail, Excel et Google Sheets, plateforme de réception des factures électroniques, outil de signature. Nous vérifions au cadrage ce qui est connectable et ce qui demande une intégration à développer.
L'atelier de cadrage d'une demi-journée sert à choisir une famille d'achats et une étape, par exemple les consultations sur les achats hors production. L'agent fonctionne d'abord sur ce périmètre, avec validation systématique, puis s'étend si le résultat vous convient.
Un logiciel sur mesure pour acheteurs reprend le circuit achats tel qu'il existe chez vous : qui demande, qui valide, à partir de quel seuil, avec quels fournisseurs. Un outil sur mesure se justifie quand le module achats de l'ERP est trop lourd pour l'équipe, ou absent.
Le développement suit quatre étapes. Un atelier de cadrage avec les acheteurs et un ou deux demandeurs, pour écrire le circuit réel et les règles de validation. Une première version sur un seul besoin, souvent le portail de demandes d'achat ou le suivi des commandes ouvertes. Des essais sur vos vraies demandes pendant quelques semaines. Puis l'ajout des autres fonctions, comme le référentiel fournisseurs ou la base de prix historiques. Chaque étape est chiffrée sur devis, et les droits sur le code sont écrits au contrat.
Un ERP sur mesure n'est pas toujours la bonne réponse pour un service achats. Si l'entreprise a déjà un ERP qui gère les commandes et la comptabilité, mieux vaut lui ajouter un module achats relié à ses données que tout remplacer. L'ERP sur mesure devient pertinent quand les achats, le stock et la facturation vivent dans des outils séparés qui ne se parlent pas. Nous le construisons alors par modules, en commençant par les achats, et nous le relions au logiciel comptable.
Beaucoup d'acheteurs de PME gèrent leurs achats avec Excel : un onglet par fournisseur, un tableau des commandes, des devis rangés dans la messagerie. Ce fichier est un bon point de départ, car il montre les colonnes réellement utilisées. Deux options existent. Garder Excel et lui ajouter un agent IA qui le remplit à partir des mails et relance les fournisseurs, avec un abonnement mensuel dont le montant dépend du volume. Ou transformer le fichier en logiciel de gestion des achats, avec des droits par utilisateur et un historique, sur devis après cadrage.
L'automatisation des achats prend en charge les gestes répétitifs du processus : saisie des demandes, envoi des consultations, relances, rapprochements. Pour les acheteurs, elle combine deux briques : des règles fixes là où la situation ne varie pas, un agent IA là où il faut lire un devis ou un mail rédigé librement. Le choix du fournisseur et l'engagement restent humains.
Un chatbot IA pour les achats répond aux questions des demandeurs internes : quel fournisseur est référencé pour ce besoin, où en est ma commande, quel formulaire remplir au-delà de tel montant. Il s'appuie sur votre politique achats et sur l'état des commandes, sans accès aux négociations en cours. Placé sur l'intranet ou dans Teams, il évite aux acheteurs une partie des sollicitations. Il ne passe aucune commande et renvoie vers l'acheteur dès que la question sort de ses sources.
L'agent vocal est rarement le premier agent d'un service achats, car les échanges avec les fournisseurs passent surtout par écrit. Il sert dans deux cas : prendre les appels des fournisseurs et transporteurs quand l'acheteur est indisponible, en notant l'objet et la commande concernée, ou appeler un fournisseur pour confirmer une date de livraison selon un script validé. Il annonce qu'il est une IA dès la première phrase. Son prix dépend du volume d'appels et des outils reliés, et figure au devis.
C'est un programme qui automatise une étape du processus achats, comme la comparaison des devis ou la relance des fournisseurs. Il prépare les dossiers, l'acheteur décide. Il se distingue des agents d'achat en ligne destinés aux consommateurs.
Non. Elle prend en charge la collecte, la mise en forme et les relances. Le choix du fournisseur, la négociation et l'engagement restent à l'acheteur.
Oui. L'agent extrait les lignes, les prix, les délais et les conditions de chaque devis et les range dans un tableau commun. Il signale ce qui manque pour comparer à périmètre égal.
Non. L'agent peut partir de vos tableurs et de la messagerie. Si vous voulez structurer le processus, nous chiffrons un outil sur mesure après un atelier de cadrage.
Nous ne le paramétrons pas ainsi. Il prépare la commande, qui est validée selon vos délégations et vos seuils.
Un agent IA démarre à partir de 50 € HT par mois pour une tâche simple à petit volume, par exemple quelques relances ou réponses par jour. La formule qui correspond à votre volume réel est fixée avec vous au cadrage, avec les frais de mise en place, avant tout engagement. Le prix dépend du nombre d'étapes confiées à l'agent, des outils à brancher (ERP, messagerie, tableurs) et du volume de demandes. Il se compose d'une mise en place et d'un abonnement mensuel qui couvre la maintenance, le suivi et la consommation d'IA. Nous le donnons par écrit après l'atelier de cadrage.
Oui. Il réclame l'attestation à la signature puis tous les six mois pour les contrats d'au moins 5 000 € HT, et alerte l'acheteur en cas de document manquant ou périmé.
Commencez par une étape du processus qui revient souvent et dont l'erreur se voit au contrôle, comme la mise en forme des devis ou la relance des accusés de réception. L'IA prépare, l'acheteur décide et négocie. Fixez dès le départ les données que l'outil peut lire et les seuils au-delà desquels rien ne part sans validation.
Oui. JoinTheLab construit des agents IA et des outils sur mesure pour les services achats de PME et d'ETI, branchés sur leur ERP, leur messagerie et leurs tableurs. Nous ne sommes pas une centrale d'achat et ne négocions pas à votre place.
Oui, en régie, à partir de 900 € HT par jour pour 3 mois au moins. Le consultant cartographie le processus achats, choisit avec la direction les étapes à automatiser et pilote leur mise en place. Si vous savez déjà quelle tâche confier, un agent au forfait suffit souvent.
Racontez-nous votre situation en quelques lignes, comme vous le feriez par mail. Nous revenons vers vous sous 48 heures avec une première lecture et, si cela a du sens, le profil que nous vous proposons de rencontrer.