Un logiciel de gestion qualité sur mesure réunit vos non-conformités, vos plans d'action, vos documents et vos obligations de sécurité dans un outil que vos équipes utilisent vraiment. Nous le construisons à partir de vos procédures actuelles, souvent dispersées entre tableurs, classeurs et mails.
En bref. Un logiciel de gestion qualité sert à enregistrer les non-conformités, suivre les actions correctives, tenir les documents à jour et préparer les audits ; un logiciel QHSE y ajoute la santé, la sécurité et l'environnement. JoinTheLab développe ces logiciels sur mesure pour les PME et les établissements dont les procédures ne rentrent pas dans un outil standard, et les relie à leurs outils existants. Son prix est arrêté sur devis à la fin d'un atelier de cadrage ; les déplacements se font partout en France. Nous ne sommes pas un organisme de certification : le logiciel vous aide à tenir vos engagements, il ne les certifie pas.
Les logiciels QHSE du marché sont nombreux et complets. Ils conviennent quand votre système qualité suit un modèle courant. Le sur-mesure devient pertinent quand vos procédures sont propres à votre métier, quand vos équipes de terrain ont besoin d'un écran très simple, ou quand la qualité doit se relier à votre logiciel métier plutôt que vivre à part.
Un logiciel de gestion QSE couvre la qualité, la sécurité et l'environnement ; un logiciel de gestion QHSE ajoute l'hygiène, importante en agroalimentaire, en restauration ou en santé. Le nom compte moins que la liste des processus à suivre.
Nous commençons par le module qui vous fait perdre le plus de temps, souvent les non-conformités, et les autres viennent se greffer ensuite sur la même base de données. Si vous visez ou tenez une certification ISO 9001, ISO 45001 ou ISO 14001, le logiciel s'organise autour des exigences que vous suivez déjà.
C'est souvent le premier module. Toute personne peut déclarer un écart depuis son téléphone, avec une photo, en quelques champs. Le responsable qualifie l'écart, désigne qui traite, fixe une échéance et vérifie l'efficacité de l'action.
Le document unique d'évaluation des risques professionnels est obligatoire dès le premier salarié. Il doit être mis à jour au moins une fois par an dans les entreprises d'au moins 11 salariés, et lors de tout aménagement important ou de toute information nouvelle sur un risque. L'employeur conserve ses versions successives pendant 40 ans (articles R4121-1 à R4121-4 du code du travail).
Un logiciel de gestion santé et sécurité au travail garde ces versions, relie chaque risque aux actions de prévention et au suivi des accidents, et prépare les mises à jour avec les personnes concernées.
Dans les établissements recevant du public des quatre premières catégories, un registre de sécurité doit être tenu : personnel chargé de la sécurité, équipements, vérifications, interventions des entreprises de maintenance, dates des exercices. Le ministère de la Culture indique qu'une version dématérialisée est appropriée si tous les documents restent facilement accessibles.
Un logiciel de gestion sécurité tient ce registre, programme les vérifications périodiques, garde les rapports des organismes et alerte avant chaque échéance. Il peut aussi suivre les habilitations et les formations obligatoires de vos équipes.
Un agent IA peut alléger la partie administrative, avec une validation par le responsable sur chaque point. Il ne décide pas de la clôture d'un écart, ni de la conformité d'une installation.
Pour un logiciel de gestion qualité sur mesure, le budget varie avec le périmètre QHSE retenu, le nombre d'établissements et la masse de documents à reprendre. Un atelier de cadrage précède le devis, qui inclut le planning. Un agent IA d'appui administratif peut s'y ajouter, en abonnement mensuel avec un mois de préavis ; son montant dépend du volume et figure au devis.
Si votre système qualité suit un modèle courant, un logiciel QHSE du marché fera l'affaire. Le sur-mesure se justifie quand vos procédures sont spécifiques ou quand la qualité doit vivre dans votre logiciel métier. Comparez sur un processus réel, les non-conformités par exemple.
Oui. Il garde la liste des équipements et des personnes, la date de la prochaine vérification ou du prochain recyclage, les rapports reçus, et prévient avant chaque échéance.
Oui, le support papier ou numérique est au choix de l'employeur, à condition que le document reste accessible aux personnes autorisées et que les versions successives soient conservées.
Oui, une version dématérialisée est admise si tous les documents et informations restent facilement accessibles, notamment lors du passage de la commission de sécurité.
Non, aucun logiciel ne certifie. Il aide à appliquer et prouver vos procédures ; la certification reste délivrée par un organisme certificateur après audit.
Le montant est donné après un atelier de cadrage. Un premier module sur les non-conformités permet de commencer avec un budget limité.
Racontez-nous votre situation en quelques lignes, comme vous le feriez par mail. Nous revenons vers vous sous 48 heures avec une première lecture et, si cela a du sens, le profil que nous vous proposons de rencontrer.